假如日历欺骗了你

作者:
宁宵宵
作品:
时间终于多出来了 (其他 译作) 第3章 共4章
发表于:
《时间终于多出来了》中信出版社2006年5月
“下周四是吗?等一下,让我查一下日历。好的,我有时间。”这是一个很典型的例子,您就凭日历上空着的一格就轻易定下了约会,要知道人们一般会在日历上标明重要的会谈、拜访或者约会,而不是您在这天具体有什么工作,要工作到何时。那些琐碎的事务,比如:回复信件、写报告、构思新点子等等这些日常事务占用您的时间远比日历上写的那几件事多。 瑞士时间管理专家伊娜•玛蒂尔德建议说:“除了重大的事件,您还可以在日历上列出您要完成的任务中最主要的部分的具体时间。真正用来创造价值的时间是不能随意被占用的。我们一般认为每天日程满满的人都很勤奋,可事实上他只是用各种各样的事情把它挤满了,而非所有的时间都物有所值。” 所以您可以想象自己是个手工业者,工作的重点就是那些生产性的、有创造性的、组织有序的任务,它们才是这一天里最重要的事情,而且应该在日历上有自己的一席之地。您也可以估计一下,这项您经常处理的任务大搞占用多少时间,比如写一页报告需要40分钟,打个电话向客户解释项目需要15分钟。这些是平均的标准用时,在这个时间内您保证能完成,而不是某天特别顺利,原来写一页报告需要一个小时,今天只用了40分钟,就用40分钟作为衡量的标准。 好了现在应该来计划具体的工作量了,写一篇五页的报告,您至少需要整整3个小时,注意:这是以不被打扰为前提的。如果您把其中的一部分分给同事一起做,那么您就节省了一个小时,不过还要留出20%的时间来应付预期不到的各种情况,比如外婆突然打电话来了,电脑一下子坏了等等。 把这些计划也在写您的日历上吧,用另一种颜色的笔提醒自己,它们比那些会议和拜访还要重要。如果您轻易的就占用了这些时间,恐怕晚上或是周末您就有的忙了。 1.空窗时期不代表没事可做 打开日历找到2006年10月,上面可能还是空空的,没有任何计划,但是这并不意味着到时候您会没事可做,因为到了2006年10月您会发现自己比现在还要忙碌。许多人习惯把不重要的日程排到未来的某个时间,因为他们看着空白的日历就想安排点什么事来填满它,反正时间多的是呢。 不信的话您可以用铅笔在下个月的月历上画出来,每周有四天是必须用来工作的,这是强迫您推掉那些不必要的应酬,把足够的时间留给真正需要您用心的工作。这样您才能意识到,今天轻易地约好了下个月的应酬,实际上是牺牲了自己的工作和休息时间。如果您用电子记事本的话,就可以把这几天命名为“纯粹工作日”或是“每周固定工作时间”。 2.日历上也要留出私人时间哦 日历上满满都是工作日程吗?别忘了给亲爱的人一点时间,比如晚上21:30-23:00与爱人聊聊天。很多人一忙起来就忘了规划自己的终身大事,也别忙到有一天想陪太太却发现家里坐着的是专打离婚官司的律师。 如果您的工作允许,晚上和周末都有足够的时间陪陪家人,给孩子讲故事,陪太太看电视的话,那也没必要把这些写在日历上。如果情况恰好相反,那么请您每周务必空出两个完整的时间段,这是无论如何也要保证的,这能防止您根本没时间来和爱人、家人沟通。您还要适时制造一点惊喜,比如去接女儿放学,或是陪老婆逛逛街,虽然您最痛恨的就是逛街。您应该清楚的一点是,谁最应该占用您的时间,是客户,老板,还是您最爱的人?您人心看到他们被您冷落之后失望的表情吗? 3.日程满满,自信满满 很多人看到自己满满的日程都会有这样的感觉:“我很重要,别人很需要我!”在一些公共领域服务的人更容易有这种“无所不能”的感觉,比如牧师和社工。不过这样一份满满当当的日程也容易暴露出一份工作的空洞和不切实际,这是一种失去控制,对自己生活不满足的标志。 如果您的日程总是特别满,想删除却不知道从何下手,那干脆不要日历怎么样?还是拿下个月做试验,您只是记下几个特别重要的约会,其他日常的计划统统不要划出来,而是记在脑子里,这样您就可以不用一切按计划表行事了,但是也不要脱离正轨哦。一个月过去了,怎么样检查一下自己的成果吧,是不是也不赖呢?如果您现在闭上眼睛已经可以勾勒出一张计划表了,那就习惯这样的生活方式,努力开拓生活的新层次吧。
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