职场这样发邮件,你死定了!
有人说,人和人交流30%靠的是内容,70%靠的是语气。E-mail这个没有语气的东西,经常搞得大家不开心。尤其在外企,大家动不动就要用英语写E-mail,因为不是母语,很多时候把握不好语气,特容易得罪人。有几种办公室E-mail是最可怕的:
第一种,大家一个办公室坐着,有个屁大点的事都不直接张口问,还要假模假式地发封E-mail,追求所谓的白纸黑字、有据可查,同时抄送给老板,以显示自己是多么的职业。这种属于找抽型。
这样的E-mail非常容易导致对方的对立情绪,情绪上来了,什么话也都出来了,就很容易引发冲突。结果往往就是双输。
那么什么时候应该抄送给老板呢?
A.两个人达成一致了,需要老板帮忙争取资源执行的时候才抄送;
B.重大事件或决定,需要老板点头或帮忙的时候才抄送。
第二种,一个人组织一个活动,需要大家的建议,结果一百个人全都回复所有人,邮箱很快爆掉。这都是无聊的人干的。这种属于没事闲的型。
第三种,光要东西,不知道客气。这种属于没家教型。
记得有一次,我们组出去吃饭,我让我的老板马克帮我把桌上的盐递给我,我只说了句:“马克,盐!”马克像教育他的小女儿一样说:“请说Please(请)!”我这才意识到自己太生硬了,学着《怪物史莱克》里那种最会装无辜的猫的眼神,拉长了声音说:“Ple-e-e-e-ase!”
同样的话,用不同的语气表达起来,就会有截然不同的效果。E-mail中少用祈使句、惊叹号,多用些“请问”“可以吗”“谢谢”“不好意思,添麻烦了”之类的词,就会减少很多麻烦。
第四种,一个人与另一个人来回了几十封E-mail,忽然转发到我这里,只写了一句话:栗子,based on the discussion below,please give some comments!(栗子,基于下面的讨论,请你给点建议!)这种属于“您还是杀了我吧”型。
第五种,以为自己人缘多好,群发E-mail要帮忙,结果还不会说话。这是高估人品值型。
我们一个同事,刚从外地来北京工作。平时大家做点什么工作,他老爱瞎掺和,还特爱挑刺,为此谁都不爱答理他。结果有一天,他老人家给大家群发了一封E-mail:“我想和老乡们去踢足球,请问附近哪里有场地?”这其实没什么,最可气的是下面还有一句话:“说明一下,我不是想组队,我只是想知道哪儿可以踢球。”大家都纷纷把这封信删了,下面嘀咕着,这家伙太高估自己的人品值了吧。
第六种,其他小毛病:
A.滥用重要性“!”标志。有的人发信,每封信都标一个重要的标志“!”。这属于没事就玩“狼来了”型。您得分清楚轻重缓急。如果是发的搞笑的东东,“一定要转发十个人才不遭报应”这类的,或者什么促销信息、团购广告,最好发到私人邮箱,而不要用工作邮箱,否则就请标上低重要性的箭头。只有5%不到的E-mail是真的需要标成重要的。
B.不写主题。这事我开始也干过。一次给马克发了一封信,结果一周没有回音。我就跑去问他,他说没收到呀,我就告诉他我是哪天发的,结果一看,是我没有写主题,他压根就没往心里去。
C.所有E-mail都设有接收回执。市场部VP戴希蕊就是这么把大家搞崩溃的。她发出来的大大小小的信都带有这种回执。一旦有一个E-mail里交代的小事没做,她就会“啪”地拍一封E-mail在你桌上,呵斥道:我某年某月某日某时给你发的E-mail里的事你没有做。天长日久我看见她的信就皱着眉头不想点开,觉得说不定哪天这封信又成了她的呈堂证供。
所以,综上,E-mail是用来交流的,而不是用来打小报告的;E-mail是用来发送文字性的记录的,而不是用来做呈堂证供;E-mail是免费的,但不是可以乱发一气的;E-mail是为了求人办事的,而不是用来斗气的。小小的E-mail,体现了一个人的教养和风度。宽容的人的E-mail总是充满了感激,给人带来快乐;而相反,则会让情绪压倒工作。
(摘自新书《不懂项目管理,还敢拼职场》)
第一种,大家一个办公室坐着,有个屁大点的事都不直接张口问,还要假模假式地发封E-mail,追求所谓的白纸黑字、有据可查,同时抄送给老板,以显示自己是多么的职业。这种属于找抽型。
这样的E-mail非常容易导致对方的对立情绪,情绪上来了,什么话也都出来了,就很容易引发冲突。结果往往就是双输。
那么什么时候应该抄送给老板呢?
A.两个人达成一致了,需要老板帮忙争取资源执行的时候才抄送;
B.重大事件或决定,需要老板点头或帮忙的时候才抄送。
第二种,一个人组织一个活动,需要大家的建议,结果一百个人全都回复所有人,邮箱很快爆掉。这都是无聊的人干的。这种属于没事闲的型。
第三种,光要东西,不知道客气。这种属于没家教型。
记得有一次,我们组出去吃饭,我让我的老板马克帮我把桌上的盐递给我,我只说了句:“马克,盐!”马克像教育他的小女儿一样说:“请说Please(请)!”我这才意识到自己太生硬了,学着《怪物史莱克》里那种最会装无辜的猫的眼神,拉长了声音说:“Ple-e-e-e-ase!”
同样的话,用不同的语气表达起来,就会有截然不同的效果。E-mail中少用祈使句、惊叹号,多用些“请问”“可以吗”“谢谢”“不好意思,添麻烦了”之类的词,就会减少很多麻烦。
第四种,一个人与另一个人来回了几十封E-mail,忽然转发到我这里,只写了一句话:栗子,based on the discussion below,please give some comments!(栗子,基于下面的讨论,请你给点建议!)这种属于“您还是杀了我吧”型。
第五种,以为自己人缘多好,群发E-mail要帮忙,结果还不会说话。这是高估人品值型。
我们一个同事,刚从外地来北京工作。平时大家做点什么工作,他老爱瞎掺和,还特爱挑刺,为此谁都不爱答理他。结果有一天,他老人家给大家群发了一封E-mail:“我想和老乡们去踢足球,请问附近哪里有场地?”这其实没什么,最可气的是下面还有一句话:“说明一下,我不是想组队,我只是想知道哪儿可以踢球。”大家都纷纷把这封信删了,下面嘀咕着,这家伙太高估自己的人品值了吧。
第六种,其他小毛病:
A.滥用重要性“!”标志。有的人发信,每封信都标一个重要的标志“!”。这属于没事就玩“狼来了”型。您得分清楚轻重缓急。如果是发的搞笑的东东,“一定要转发十个人才不遭报应”这类的,或者什么促销信息、团购广告,最好发到私人邮箱,而不要用工作邮箱,否则就请标上低重要性的箭头。只有5%不到的E-mail是真的需要标成重要的。
B.不写主题。这事我开始也干过。一次给马克发了一封信,结果一周没有回音。我就跑去问他,他说没收到呀,我就告诉他我是哪天发的,结果一看,是我没有写主题,他压根就没往心里去。
C.所有E-mail都设有接收回执。市场部VP戴希蕊就是这么把大家搞崩溃的。她发出来的大大小小的信都带有这种回执。一旦有一个E-mail里交代的小事没做,她就会“啪”地拍一封E-mail在你桌上,呵斥道:我某年某月某日某时给你发的E-mail里的事你没有做。天长日久我看见她的信就皱着眉头不想点开,觉得说不定哪天这封信又成了她的呈堂证供。
所以,综上,E-mail是用来交流的,而不是用来打小报告的;E-mail是用来发送文字性的记录的,而不是用来做呈堂证供;E-mail是免费的,但不是可以乱发一气的;E-mail是为了求人办事的,而不是用来斗气的。小小的E-mail,体现了一个人的教养和风度。宽容的人的E-mail总是充满了感激,给人带来快乐;而相反,则会让情绪压倒工作。
(摘自新书《不懂项目管理,还敢拼职场》)
这些我全都懂还能买这本书么。。。
李治的书写的不错,我是看了《别说你懂PPT》才找到这里的!
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