公文用語
【邀】求得,得到。上行公文中,用以表示求得上級思惠、照顧等。
【繳】交還。清代下行批文中,將已批復的下級來文副本發還原下級機關的用語,放在批示結尾。如“照詳蒙批:驛遞繁苦不獨恆屬缺馬,議留協濟河間站銀買補,似屬未便。……繳。”又,清代上級向下級發出的文書中,要求下級將上級的親筆批文、皇帝的朱批及上級的其他文件照辦後,交還上級時用此語,常出現于批文中。如“…此等蠢吏行蹟若真,必當及早懲辦,以整官方。其勉為之。此諭遇奏事之便,隨折繳上”;“蒙批……該司再一妥招報奪。繳。等因。蒙批到司”。
【嗣】表示時間接續,接著、以後的意思,可與相關詞語連用組成慣用語。如“嗣奉、嗣經”等。“嗣經”表示本文書所述之事已經辦理的用語,“嗣奉”凡正在辦理某事,後又接到上級來文時,用此語引敘這一後來接到的來文內容。
【職】表稱謂時自稱用語。用于上下公文作職官自稱。如為聯合行文,兩人合并稱職等;如分別稱則為“職某某”,于“職字”下加自己的名字以示區別。自稱其機關時,用“職”字加機關簡稱,如“職部、職令、職處”等。軍隊文書與其他文書也常用此語。台灣仍沿用。
【稱】是“稱說”、“稱道”的意思。為引述用語,用于引敘下級或人民的來文,口頭陳述等時的起首,與引述上級與平級來文的“開”字用法相同。有冒號和前引號的作用,表示以下為引敘文字,經常在引敘完畢時使用“等情、等語”等與之呼應。如“玆據某某某咨稱:……等情”。
【憲】是稱謂時表敬用語。明清時,用于上行公文中,各地方衙門下級稱呼上級、人民稱呼官長,均用此語以表恭敬。如“憲台、大憲、上憲、憲檄、督憲、憲鑒”等,〔例〕:“除稟軍督憲外,為此具稟”。
【卑】表示謙卑的自稱用語,多用于上行公文中。明清時下級機關或下級官員在上級官員面前自稱,其下多于職官、機關名稱連用。如州縣以下的官員在上級面前自稱“卑府”;知縣在上級面前自稱“卑縣”,以此類推。〔例〕:“當經卑職訪傳某某某到案查訊,委元現銀償教”。
【者】主要用于區別引敘的來文與自行文,以免連續敘述造成混淆。如白居易《魏徵舊宅狀》:“右今日守謙宣令撰,與師詔所請收贖宅還與其子,甚合朕心。允依來稟者。”此是引敘,接下來為自敘“臣伏以魏徵是太宗朝宰相”云云,以“者”字相區分,一目了然。
【下】表示行文中“到達、下達”的意思。表示上級來文及其附件下達下級機關時,“下”字緊接機關名稱,如“下署”、“下局”、“下村”、“下處”等。是古漢語中單音詞表意的遺留,起用時間當為早期。〔例〕:“竊查此案本局無案可據,仰鈞府將該案會議記錄全份頒發下局。”。“下”用為動詞,勿作定語理解。這一用語現已廢棄不用。
【著】有“讓”的意思,但語氣較嚴重,含命令成分。常和時間詞連用,表示命令與催督。如“著即辦理”、“著即查復”、‘著即施行”、“著即呈候核奪”等;有時和否定詞語組成慣用詞,如“著不難辦”、“著毋庸議”等,用以否定下級來文中曾經提出之事。“著”又寫作“着”,“著”、“着”、“仰”、“飭”等都有命令意思,但“著”的語氣最強。
【奉】表示接到、接受的意思,可單獨使用,在引敘上級來文時,用以表示尊敬,如“奉鈞署訓令內開:……”此語還可以和其他詞語連用,組成多種用語。如“案奉”、“玆奉”、“敬奉”、“前奉”、“嗣奉”、“恭奉”,都有奉令行事之意,以借上級威嚴。還可組成“奉此”,用于引敘上級來文後的歸結,以承上啟下。〔例〕:…合行令仰遵照,并將辦理情形隨時具報。此令。等因;奉此……”。
“奉旨”,接受按照皇帝的諭旨。明清文書中表示接到皇帝頒發的諭旨時用之。〔例〕:“雍正十二年五月十六日奉旨:該部議奏。欽此。”
“奉批”,用于上行公文表示接到上級批語時,用此語引敘批文內容,下面照錄批語。如“奉批:聞官丞辦石尚能”。
“奉經”,用于上行公文,表示接奉上級命令後,曾經立即辦理。如“案奉鈞部訓令內開:……等因。奉經轉令某縣長前往查明具報”。
“奉查”,領起敘述用語,用于引敘上級來文後,以此語表示歸結,并領起敘述經考查而得到的結果、事實。如“玆奉電復;筱代電悉。仍仰嚴催迅速編送并核勿任再延。等因;奉查是項編換預算,各區多已送多,……”
【遽難】表示急切、匆忙間難于做到,多用于下行公文,表示對下級來文所請之事,因種種原因或時間關係,一時難于處置。多與“照准”、“施行”等詞語連用。如“遽難照准、遽難准行、遽難許可”等。
【理合】表示按理應當、于理相合,用于上行公文,表示本文書所擬之事應當向上級請示審核的用語。與此語同意的有“合亟、合行”(用于下行公文),“相應”(用于平行公文)。還可以與其他詞語組成慣用語,如“理合呈請、理合具揭”等。
【聲復】用于下行公文,要求下級或人民將某事聲明回復上級的用語。如“某案經過詳情,合亟令仰該具查明聲復”。
【毋瀆】告誡用語,多用于下行公文。上級向下級機關或人民發出的文書中,表示告誡下級或人民不許再向上級有所表示時用之。對于越級請示某事,上級也用此語駁斥其對上級輕慢不敬。意思相同的用語還有“毋再呶瀆”、“毋再多瀆”、“不許多瀆”、“毋得率瀆”、“毋得越瀆”、“毋許超瀆”等等。
【內稱】為引敘用語表示文件內容敘述如下的意思。我國古代歷史文書中,在引敘下級機關或人民來文,先寫“……文內稱”,將此語放在引文前面,表示所引的來文內容即將敘述在後。“稱”字帶有冒號和前引號的作用。〔例〕:“又據……來文內稱:……”,“據兵部咨文內稱:……
【內開〕用于引敘來文,是文件內容開列如下的意思。歷史文書中,凡引敘上級或平級機關的來文,將此語放在引文前面,是引文的明顯標誌。如引述的上級來文是命令、指令、訓令之類文種,則在此語前面多用“竊奉鈞部”、“案奉鈞長”等語,如“竊奉鈞署某月某日某字第某號令內開,……”。如引敘平級機關的公函、咨文等,則在此語前多用“案准某機關……”。“玆准某機關……”,如“案准貴署公函內開……”。
明清文書沒有統一的標點符號,所以此語實際上起到冒號和引號的作用。到民國時期,文書中逐漸使用統一的標點符號,但這類用語仍在文書中與標點符號同時使用。
【呈為……由】用于上行公文中。用極簡約的字數呈敘本文事由的用語,應在其中概括出全文意義及主題,字數以不超過20字為宜,越少越好。亦可做“呈為……事”,如“呈為興學事”。
當向上級答復事項時,則有“呈為呈報……由”、“呈為呈復……由”、“呈為呈送……由”、“呈為呈請……由”、“呈為呈解……由”等等,其用法都比較接近。
【為……事】用以敘述事由。許多公文在行文開頭,常冠以此項用語,用以敘述本次行文是為什麼事情,然後再敘述正文。中間多與各該事由所行公文名稱或行文目的組成固定用語,如“為訓令事”、“為札告事”、“為令飭事”、“為呈請事”、“為照會事”、“為出示曉諭事”等。
具體用法有簡略和詳細之分。以上各例是簡略的一種,是在其間用幾個字表明文種和行文的目的。雖不能由此知悉全文大意,但可據以判斷文種和行文目的。詳細的一種相當于文件摘要,其間使用較多的文字,概要敘述本文大意。如“為奏明外洋運到末石,并稽查辦理情形仰祈睿監事”,“為粵西按丁派鹽之累,請敕部確議通變之法,以蘇邊民困苦事”。
【無任】表“限度”、“程度”。可組成多種用語。平級機關來往文書中表“感激”,出現于全文結尾,如“無任公感”、“無任感盼”、“不勝公感”等等。下級機關向上級機關的行文中,表示對上報并請上級斟酌的事情非常不安時,用“無任驚煌”,在不明上級意圖時使用,帶有謙卑的意味。還可用于下級機關向上級呈送的文書中,表示文中請求的事情較為緊要,亟待上級迅速察核并予以指示時,如“無任待命之至”、“無任迫切待命之至”、“無任屏營待命之至”、“不勝待命之至”、“不勝迫切待命之至”等等。往往以這些用語做為固定用語置于文書結尾。
【仰】含“責成”之意,可單獨使用,可與其他請求的字句組成慣用語。單獨使用表示“命令”。上級機關向下級機關或人民發布的文書中,表示要求下級或人民遵行某事時用之。如“仰按察司確核,妥為評奪”。組合時置于“請”、“祈”、“懇”等字句之前,表示下級向上級恭敬地表示某事。如“仰乞”,“仰乞核示遵行。”“仰祈”,“仰祈察核示遵”;“仰懇”;“仰蒙”,“仰候”、“仰即”、“仰務”等。
【竊】為發語詞,引出要行之文,但隱含謙卑之意,只用于上行公文中,絕不用于平行、下行公文。常單獨使用,或與相關詞語連用組成慣用語。如“竊以”、“竊查”、“竊維”、“竊(某機關名)”。“竊奉”、“……竊准”、“……竊據”、“竊自”、“竊(某官銜)”。
【合】可單獨作用,表示“應該”;亦可和有關詞語組成慣用語,如“合無”、“合行”、“合即”、“合亟”。“合就”等等。單獨使用時,用于下行公文,以之為結全文,說明本文的宗旨和目的。如“合予指示”,“所請各節,合予駁斥。”“合”組成慣用語使用,強調肯定的語氣。如表示某事應當辦理的“合無仰求皇上覆載寬宏,恩施法外,免追既往,嚴做將來”,表示應當如何的“合行咨請貴院查照辦理”;表示立即的“合即行知貴監督即便遵照辦理,其委任狀另由本部填寫發給可也”;表示催辦的“合亟令該道尹即便遵照,查明辦理”;說明應如何辦理的“今奉前因,除移明藩憲台,合就移行”等。
【具】有“準備”之意,往往與其他詞語組成慣用語,表示以什麼形式,如“具文”,用于上行公文中,表示以文書形式向上級請示等,如“玆奉前因,理合具文呈復察核示遵”。“具報”,用于下行公文中,要求下級遵辦某事後,用文書形式將結果報告上級,如“合亟令仰該局遵辦具報”。“具復”,用于下行公文中,要求下級按上級指示辦理後,將辦理情況以文書形式回復上級。如“除指令印發并分令外,合令該道即便遵照,查明具復,以憑核奪。”
【是】表示肯定程序與多種詞語連用組成各種慣用語。如“是實”、“是為”、“是所”等。“是實”單獨用于刑名案件審訊文書中,表示犯人所供與事實相符。置于供詞之後,如“某某某供:……是實”。“是為”不單用,要與表示嚴重與希冀的詞語組成固定用語。如“是為至要”用于下行公文,表示要求下級辦理的事情極為要緊。“該將軍惟當隨機應變,妥慎辦理,是為至要”此語與“是為切要”同;“是為至盼”用于平行公文,表示對受文者寄于最大希望,與“是所至盼”相似。〔例〕:“倘蒙許可,查該鎮留營山陸炮各六尊,均係日本造,三十年代,并無子彈,應請籌備彈藥若干,速發應用,是為至盼。”另外有“是所至禱”、“是所切褥”等語氣同此,表極其盼望,多用于上行公文表示極為迫切地盼望上級批示某事。
【到(過、下)】表示行文方向,後接某機關等受文者。“到”為“已經”,“過”為“將來”。“到……”與“過……”只用于平行公文或下行公文,如“准貴部資送到會”。而在下行文則應用“仰即咨送來縣”,在平行公文用“即希咨送過縣”,而上行文則作“敬請令發下縣”。
【等】為概稱用語,可與多種相關詞語連用組成慣用語,表示原因、情由等,在文書中表示事出有因,行文有據,同時也表示此後將為行文者自敘內容。如“等因”、“等由”、“等情”、“等語”。或在這些用語前再加以“各”字,組成“各等因”,“各等情”、“各等由”、“各等語”、“凡等因”,表示所接引敘之文,不止一處,不止一次。
【蒙】表示“得到”、“承受”的意思。多用于上行公文中。明清時期下級機關向上級機關報送的文書中,用于因所呈請的事情、建議等得到上級批准、採納,或受到上級各種形式的獎勵、提職及其他照顧時之用。如“蒙本道憲牌,蒙本院憲票,為發審事”,“又蒙本司案驗,蒙巡撫馬部院案驗”。“蒙”又常和相關詞語連用,組成慣用語,如“蒙此”、“蒙批”等,如“蒙批:……蒙此,隨復真定府確查去後。”“蒙批:仰登州道備細嚴究解報。蒙此”。
【旋】表示時間的快速。與其他有關詞語連用組成慣用語,表示某行動的快捷。如“旋奉、旋准、旋經”等。表示正辦理某事,又立即接到上級或平級機關公文,或者是以前曾經很快辦理的用語。
【有】常和表示責讓的詞語連用,組成慣用語,表示批評和責備,多用于下行公文中,如“有虧責守、有負委任、有玷官箴”等。也可以與其他詞語組成慣用語,表示陳述己見後的歸結,如“有鑒于此”,下文則轉入請求、建議、命令等內容。
【各】為歸結用語,凡前敘事實或引文不止一處時,以此語與其相關詞語組成的慣用語為歸結,如“各在卷、各奉此、各準此、各據此”等。此語前面常要不止一次引敘來文,并有“各等因、各等由”等用語結束引文。
【前】表示此前的原因、行為等,常和有關詞語連用,組成慣用語,如“前由、前因、前奉、前經、前情、前準、前據”等。這些慣用語多用于引敘時,引敘的內容或辦理的情形,都是此前的事情或行為,此後當敘及目前。
【務】表示強調的語氣,常與祈望詞語連用組成慣用詞,表示命令、祈望等語氣,可用于下行或平行公文中。如“務仰”、“務希”、務祈”、“務期”等。
【備具】表示詳細列出的意思,常和有關詞語連用組成慣用語,表示詳細列出原因、意見等,多用于上行公文。如“備具緣由”。“備具管見’等,以供上級查核、考慮。此語後多與“仰祈採擇施行、仰祈某長核查施行”等連用。
【咨】表示用咨文做什麼的意思,常與所表行動的詞語連用,組成慣用語,表示與所行咨文有關的事務、行為。如“咨開、咨達、咨復、咨請”等。除“咨開”表示引敘對方來咨內容外,其餘用語都表示以咨文做什麼。
【違干未便】違,違背;干,干犯;未便,不便。用于下行公文中,告誡下級或人民對于上級指示不能有所違誤,否則將予以懲罰的用語。如‘合亟令仰該局長迅即查明具報,違干未便”。
【取進止】表示等候上級指示以決定行動是否的用語。宋元時用于臣下向皇帝的奏札,當有事要求得到明確指示時,于公文結尾用此語,作為收束。
【不錄由】因保密而形成,即不錄事由的意見。民國時期的文書用紙冊式中,有專門欄目填寫事由,因為有的文書內容較為機密,為保密起見,撰擬者便在本文事由欄中填寫“不錄由”,以避免摘錄事由。
【仰祈鈞鑒】用于上行公文的結尾。又有“仰祈鑒核”的寫法。“仰”有企盼的意思。《詩》云:“高山仰止”就是這個意思。“祈”有請求的意思。“鈞”是“中”的意思,含義為四方之主;“鑒”是“照”的意思,是說考察明白。“鈞鑒”二字連用,為下對上之尊稱用語。“核”有考查考驗的意思,上行公文中有所請示時,多用“仰祈鑒核”的話,用于文尾。
【須至…者】多見于宋代。宋代以後公文之末,照例須用“須至……云云者”的字樣。如在揭帖的末尾應稱“須至揭貼者”。“須至”以下,大多寫本公文的名稱。但也有例外,如歐陽公集中記載的《相度銅利牒》結尾寫“無至誤事者”。“無至”和“須至”都有勸誡的意思。現代公文中基本不再使用。
【即便遵照】用于上行公文,古時多稱恩便、德便。下行公文則用“即便”。六朝時期“教”的程式中已有“主者施行”,“便可施行”。古書所載“令”的程式,前面說“令”,下面就說:“便可施行”或“以時施行”。《史記》也有“即不及奏上,輒以便宜施行”。這裡“便”有“以時”即按機宜的意思。因命令的性質,有強制和任意兩種,前者必須奉令即行,後者受命機關可以斟酌當時當地情形,如不得機宜,則應從緩施行。後世用“即便遵照”就屬于後邊的意思。
【合行令仰】合,應該的意思;行,行文;仰,盼望。“合行令仰”,本應行文的含義中,另含行文中祈盼之意。“仰”字最初沒有尊卑之分,後來有所區別後,含責成之意,近于“著”字用法,但語氣較輕。這一用語多用于下行公文,作歸結語。與此相近的有“合即令仰”等等。
【候……仰……】與“仰候”的意思相近,盼望等候的意思,如用“仰候”,為“仰候據情令部查明究辦”。如用“候……仰…”格式,為“候據情令縣查明究辦,仰即知照”。其用法大體相當。
【唯……勉之】為訓勉用語,常與有關詞語連用,表示對下級的訓導勉勵,用于下行公文。如“……功在社稷,唯其勉之”。
【繳】交還。清代下行批文中,將已批復的下級來文副本發還原下級機關的用語,放在批示結尾。如“照詳蒙批:驛遞繁苦不獨恆屬缺馬,議留協濟河間站銀買補,似屬未便。……繳。”又,清代上級向下級發出的文書中,要求下級將上級的親筆批文、皇帝的朱批及上級的其他文件照辦後,交還上級時用此語,常出現于批文中。如“…此等蠢吏行蹟若真,必當及早懲辦,以整官方。其勉為之。此諭遇奏事之便,隨折繳上”;“蒙批……該司再一妥招報奪。繳。等因。蒙批到司”。
【嗣】表示時間接續,接著、以後的意思,可與相關詞語連用組成慣用語。如“嗣奉、嗣經”等。“嗣經”表示本文書所述之事已經辦理的用語,“嗣奉”凡正在辦理某事,後又接到上級來文時,用此語引敘這一後來接到的來文內容。
【職】表稱謂時自稱用語。用于上下公文作職官自稱。如為聯合行文,兩人合并稱職等;如分別稱則為“職某某”,于“職字”下加自己的名字以示區別。自稱其機關時,用“職”字加機關簡稱,如“職部、職令、職處”等。軍隊文書與其他文書也常用此語。台灣仍沿用。
【稱】是“稱說”、“稱道”的意思。為引述用語,用于引敘下級或人民的來文,口頭陳述等時的起首,與引述上級與平級來文的“開”字用法相同。有冒號和前引號的作用,表示以下為引敘文字,經常在引敘完畢時使用“等情、等語”等與之呼應。如“玆據某某某咨稱:……等情”。
【憲】是稱謂時表敬用語。明清時,用于上行公文中,各地方衙門下級稱呼上級、人民稱呼官長,均用此語以表恭敬。如“憲台、大憲、上憲、憲檄、督憲、憲鑒”等,〔例〕:“除稟軍督憲外,為此具稟”。
【卑】表示謙卑的自稱用語,多用于上行公文中。明清時下級機關或下級官員在上級官員面前自稱,其下多于職官、機關名稱連用。如州縣以下的官員在上級面前自稱“卑府”;知縣在上級面前自稱“卑縣”,以此類推。〔例〕:“當經卑職訪傳某某某到案查訊,委元現銀償教”。
【者】主要用于區別引敘的來文與自行文,以免連續敘述造成混淆。如白居易《魏徵舊宅狀》:“右今日守謙宣令撰,與師詔所請收贖宅還與其子,甚合朕心。允依來稟者。”此是引敘,接下來為自敘“臣伏以魏徵是太宗朝宰相”云云,以“者”字相區分,一目了然。
【下】表示行文中“到達、下達”的意思。表示上級來文及其附件下達下級機關時,“下”字緊接機關名稱,如“下署”、“下局”、“下村”、“下處”等。是古漢語中單音詞表意的遺留,起用時間當為早期。〔例〕:“竊查此案本局無案可據,仰鈞府將該案會議記錄全份頒發下局。”。“下”用為動詞,勿作定語理解。這一用語現已廢棄不用。
【著】有“讓”的意思,但語氣較嚴重,含命令成分。常和時間詞連用,表示命令與催督。如“著即辦理”、“著即查復”、‘著即施行”、“著即呈候核奪”等;有時和否定詞語組成慣用詞,如“著不難辦”、“著毋庸議”等,用以否定下級來文中曾經提出之事。“著”又寫作“着”,“著”、“着”、“仰”、“飭”等都有命令意思,但“著”的語氣最強。
【奉】表示接到、接受的意思,可單獨使用,在引敘上級來文時,用以表示尊敬,如“奉鈞署訓令內開:……”此語還可以和其他詞語連用,組成多種用語。如“案奉”、“玆奉”、“敬奉”、“前奉”、“嗣奉”、“恭奉”,都有奉令行事之意,以借上級威嚴。還可組成“奉此”,用于引敘上級來文後的歸結,以承上啟下。〔例〕:…合行令仰遵照,并將辦理情形隨時具報。此令。等因;奉此……”。
“奉旨”,接受按照皇帝的諭旨。明清文書中表示接到皇帝頒發的諭旨時用之。〔例〕:“雍正十二年五月十六日奉旨:該部議奏。欽此。”
“奉批”,用于上行公文表示接到上級批語時,用此語引敘批文內容,下面照錄批語。如“奉批:聞官丞辦石尚能”。
“奉經”,用于上行公文,表示接奉上級命令後,曾經立即辦理。如“案奉鈞部訓令內開:……等因。奉經轉令某縣長前往查明具報”。
“奉查”,領起敘述用語,用于引敘上級來文後,以此語表示歸結,并領起敘述經考查而得到的結果、事實。如“玆奉電復;筱代電悉。仍仰嚴催迅速編送并核勿任再延。等因;奉查是項編換預算,各區多已送多,……”
【遽難】表示急切、匆忙間難于做到,多用于下行公文,表示對下級來文所請之事,因種種原因或時間關係,一時難于處置。多與“照准”、“施行”等詞語連用。如“遽難照准、遽難准行、遽難許可”等。
【理合】表示按理應當、于理相合,用于上行公文,表示本文書所擬之事應當向上級請示審核的用語。與此語同意的有“合亟、合行”(用于下行公文),“相應”(用于平行公文)。還可以與其他詞語組成慣用語,如“理合呈請、理合具揭”等。
【聲復】用于下行公文,要求下級或人民將某事聲明回復上級的用語。如“某案經過詳情,合亟令仰該具查明聲復”。
【毋瀆】告誡用語,多用于下行公文。上級向下級機關或人民發出的文書中,表示告誡下級或人民不許再向上級有所表示時用之。對于越級請示某事,上級也用此語駁斥其對上級輕慢不敬。意思相同的用語還有“毋再呶瀆”、“毋再多瀆”、“不許多瀆”、“毋得率瀆”、“毋得越瀆”、“毋許超瀆”等等。
【內稱】為引敘用語表示文件內容敘述如下的意思。我國古代歷史文書中,在引敘下級機關或人民來文,先寫“……文內稱”,將此語放在引文前面,表示所引的來文內容即將敘述在後。“稱”字帶有冒號和前引號的作用。〔例〕:“又據……來文內稱:……”,“據兵部咨文內稱:……
【內開〕用于引敘來文,是文件內容開列如下的意思。歷史文書中,凡引敘上級或平級機關的來文,將此語放在引文前面,是引文的明顯標誌。如引述的上級來文是命令、指令、訓令之類文種,則在此語前面多用“竊奉鈞部”、“案奉鈞長”等語,如“竊奉鈞署某月某日某字第某號令內開,……”。如引敘平級機關的公函、咨文等,則在此語前多用“案准某機關……”。“玆准某機關……”,如“案准貴署公函內開……”。
明清文書沒有統一的標點符號,所以此語實際上起到冒號和引號的作用。到民國時期,文書中逐漸使用統一的標點符號,但這類用語仍在文書中與標點符號同時使用。
【呈為……由】用于上行公文中。用極簡約的字數呈敘本文事由的用語,應在其中概括出全文意義及主題,字數以不超過20字為宜,越少越好。亦可做“呈為……事”,如“呈為興學事”。
當向上級答復事項時,則有“呈為呈報……由”、“呈為呈復……由”、“呈為呈送……由”、“呈為呈請……由”、“呈為呈解……由”等等,其用法都比較接近。
【為……事】用以敘述事由。許多公文在行文開頭,常冠以此項用語,用以敘述本次行文是為什麼事情,然後再敘述正文。中間多與各該事由所行公文名稱或行文目的組成固定用語,如“為訓令事”、“為札告事”、“為令飭事”、“為呈請事”、“為照會事”、“為出示曉諭事”等。
具體用法有簡略和詳細之分。以上各例是簡略的一種,是在其間用幾個字表明文種和行文的目的。雖不能由此知悉全文大意,但可據以判斷文種和行文目的。詳細的一種相當于文件摘要,其間使用較多的文字,概要敘述本文大意。如“為奏明外洋運到末石,并稽查辦理情形仰祈睿監事”,“為粵西按丁派鹽之累,請敕部確議通變之法,以蘇邊民困苦事”。
【無任】表“限度”、“程度”。可組成多種用語。平級機關來往文書中表“感激”,出現于全文結尾,如“無任公感”、“無任感盼”、“不勝公感”等等。下級機關向上級機關的行文中,表示對上報并請上級斟酌的事情非常不安時,用“無任驚煌”,在不明上級意圖時使用,帶有謙卑的意味。還可用于下級機關向上級呈送的文書中,表示文中請求的事情較為緊要,亟待上級迅速察核并予以指示時,如“無任待命之至”、“無任迫切待命之至”、“無任屏營待命之至”、“不勝待命之至”、“不勝迫切待命之至”等等。往往以這些用語做為固定用語置于文書結尾。
【仰】含“責成”之意,可單獨使用,可與其他請求的字句組成慣用語。單獨使用表示“命令”。上級機關向下級機關或人民發布的文書中,表示要求下級或人民遵行某事時用之。如“仰按察司確核,妥為評奪”。組合時置于“請”、“祈”、“懇”等字句之前,表示下級向上級恭敬地表示某事。如“仰乞”,“仰乞核示遵行。”“仰祈”,“仰祈察核示遵”;“仰懇”;“仰蒙”,“仰候”、“仰即”、“仰務”等。
【竊】為發語詞,引出要行之文,但隱含謙卑之意,只用于上行公文中,絕不用于平行、下行公文。常單獨使用,或與相關詞語連用組成慣用語。如“竊以”、“竊查”、“竊維”、“竊(某機關名)”。“竊奉”、“……竊准”、“……竊據”、“竊自”、“竊(某官銜)”。
【合】可單獨作用,表示“應該”;亦可和有關詞語組成慣用語,如“合無”、“合行”、“合即”、“合亟”。“合就”等等。單獨使用時,用于下行公文,以之為結全文,說明本文的宗旨和目的。如“合予指示”,“所請各節,合予駁斥。”“合”組成慣用語使用,強調肯定的語氣。如表示某事應當辦理的“合無仰求皇上覆載寬宏,恩施法外,免追既往,嚴做將來”,表示應當如何的“合行咨請貴院查照辦理”;表示立即的“合即行知貴監督即便遵照辦理,其委任狀另由本部填寫發給可也”;表示催辦的“合亟令該道尹即便遵照,查明辦理”;說明應如何辦理的“今奉前因,除移明藩憲台,合就移行”等。
【具】有“準備”之意,往往與其他詞語組成慣用語,表示以什麼形式,如“具文”,用于上行公文中,表示以文書形式向上級請示等,如“玆奉前因,理合具文呈復察核示遵”。“具報”,用于下行公文中,要求下級遵辦某事後,用文書形式將結果報告上級,如“合亟令仰該局遵辦具報”。“具復”,用于下行公文中,要求下級按上級指示辦理後,將辦理情況以文書形式回復上級。如“除指令印發并分令外,合令該道即便遵照,查明具復,以憑核奪。”
【是】表示肯定程序與多種詞語連用組成各種慣用語。如“是實”、“是為”、“是所”等。“是實”單獨用于刑名案件審訊文書中,表示犯人所供與事實相符。置于供詞之後,如“某某某供:……是實”。“是為”不單用,要與表示嚴重與希冀的詞語組成固定用語。如“是為至要”用于下行公文,表示要求下級辦理的事情極為要緊。“該將軍惟當隨機應變,妥慎辦理,是為至要”此語與“是為切要”同;“是為至盼”用于平行公文,表示對受文者寄于最大希望,與“是所至盼”相似。〔例〕:“倘蒙許可,查該鎮留營山陸炮各六尊,均係日本造,三十年代,并無子彈,應請籌備彈藥若干,速發應用,是為至盼。”另外有“是所至禱”、“是所切褥”等語氣同此,表極其盼望,多用于上行公文表示極為迫切地盼望上級批示某事。
【到(過、下)】表示行文方向,後接某機關等受文者。“到”為“已經”,“過”為“將來”。“到……”與“過……”只用于平行公文或下行公文,如“准貴部資送到會”。而在下行文則應用“仰即咨送來縣”,在平行公文用“即希咨送過縣”,而上行文則作“敬請令發下縣”。
【等】為概稱用語,可與多種相關詞語連用組成慣用語,表示原因、情由等,在文書中表示事出有因,行文有據,同時也表示此後將為行文者自敘內容。如“等因”、“等由”、“等情”、“等語”。或在這些用語前再加以“各”字,組成“各等因”,“各等情”、“各等由”、“各等語”、“凡等因”,表示所接引敘之文,不止一處,不止一次。
【蒙】表示“得到”、“承受”的意思。多用于上行公文中。明清時期下級機關向上級機關報送的文書中,用于因所呈請的事情、建議等得到上級批准、採納,或受到上級各種形式的獎勵、提職及其他照顧時之用。如“蒙本道憲牌,蒙本院憲票,為發審事”,“又蒙本司案驗,蒙巡撫馬部院案驗”。“蒙”又常和相關詞語連用,組成慣用語,如“蒙此”、“蒙批”等,如“蒙批:……蒙此,隨復真定府確查去後。”“蒙批:仰登州道備細嚴究解報。蒙此”。
【旋】表示時間的快速。與其他有關詞語連用組成慣用語,表示某行動的快捷。如“旋奉、旋准、旋經”等。表示正辦理某事,又立即接到上級或平級機關公文,或者是以前曾經很快辦理的用語。
【有】常和表示責讓的詞語連用,組成慣用語,表示批評和責備,多用于下行公文中,如“有虧責守、有負委任、有玷官箴”等。也可以與其他詞語組成慣用語,表示陳述己見後的歸結,如“有鑒于此”,下文則轉入請求、建議、命令等內容。
【各】為歸結用語,凡前敘事實或引文不止一處時,以此語與其相關詞語組成的慣用語為歸結,如“各在卷、各奉此、各準此、各據此”等。此語前面常要不止一次引敘來文,并有“各等因、各等由”等用語結束引文。
【前】表示此前的原因、行為等,常和有關詞語連用,組成慣用語,如“前由、前因、前奉、前經、前情、前準、前據”等。這些慣用語多用于引敘時,引敘的內容或辦理的情形,都是此前的事情或行為,此後當敘及目前。
【務】表示強調的語氣,常與祈望詞語連用組成慣用詞,表示命令、祈望等語氣,可用于下行或平行公文中。如“務仰”、“務希”、務祈”、“務期”等。
【備具】表示詳細列出的意思,常和有關詞語連用組成慣用語,表示詳細列出原因、意見等,多用于上行公文。如“備具緣由”。“備具管見’等,以供上級查核、考慮。此語後多與“仰祈採擇施行、仰祈某長核查施行”等連用。
【咨】表示用咨文做什麼的意思,常與所表行動的詞語連用,組成慣用語,表示與所行咨文有關的事務、行為。如“咨開、咨達、咨復、咨請”等。除“咨開”表示引敘對方來咨內容外,其餘用語都表示以咨文做什麼。
【違干未便】違,違背;干,干犯;未便,不便。用于下行公文中,告誡下級或人民對于上級指示不能有所違誤,否則將予以懲罰的用語。如‘合亟令仰該局長迅即查明具報,違干未便”。
【取進止】表示等候上級指示以決定行動是否的用語。宋元時用于臣下向皇帝的奏札,當有事要求得到明確指示時,于公文結尾用此語,作為收束。
【不錄由】因保密而形成,即不錄事由的意見。民國時期的文書用紙冊式中,有專門欄目填寫事由,因為有的文書內容較為機密,為保密起見,撰擬者便在本文事由欄中填寫“不錄由”,以避免摘錄事由。
【仰祈鈞鑒】用于上行公文的結尾。又有“仰祈鑒核”的寫法。“仰”有企盼的意思。《詩》云:“高山仰止”就是這個意思。“祈”有請求的意思。“鈞”是“中”的意思,含義為四方之主;“鑒”是“照”的意思,是說考察明白。“鈞鑒”二字連用,為下對上之尊稱用語。“核”有考查考驗的意思,上行公文中有所請示時,多用“仰祈鑒核”的話,用于文尾。
【須至…者】多見于宋代。宋代以後公文之末,照例須用“須至……云云者”的字樣。如在揭帖的末尾應稱“須至揭貼者”。“須至”以下,大多寫本公文的名稱。但也有例外,如歐陽公集中記載的《相度銅利牒》結尾寫“無至誤事者”。“無至”和“須至”都有勸誡的意思。現代公文中基本不再使用。
【即便遵照】用于上行公文,古時多稱恩便、德便。下行公文則用“即便”。六朝時期“教”的程式中已有“主者施行”,“便可施行”。古書所載“令”的程式,前面說“令”,下面就說:“便可施行”或“以時施行”。《史記》也有“即不及奏上,輒以便宜施行”。這裡“便”有“以時”即按機宜的意思。因命令的性質,有強制和任意兩種,前者必須奉令即行,後者受命機關可以斟酌當時當地情形,如不得機宜,則應從緩施行。後世用“即便遵照”就屬于後邊的意思。
【合行令仰】合,應該的意思;行,行文;仰,盼望。“合行令仰”,本應行文的含義中,另含行文中祈盼之意。“仰”字最初沒有尊卑之分,後來有所區別後,含責成之意,近于“著”字用法,但語氣較輕。這一用語多用于下行公文,作歸結語。與此相近的有“合即令仰”等等。
【候……仰……】與“仰候”的意思相近,盼望等候的意思,如用“仰候”,為“仰候據情令部查明究辦”。如用“候……仰…”格式,為“候據情令縣查明究辦,仰即知照”。其用法大體相當。
【唯……勉之】為訓勉用語,常與有關詞語連用,表示對下級的訓導勉勵,用于下行公文。如“……功在社稷,唯其勉之”。
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