公文用語

　　【邀】求得，得到。上行公文中，用以表示求得上級思惠、照顧等。
　　【繳】交還。清代下行批文中，將已批復的下級來文副本發還原下級機關的用語，放在批示結尾。如“照詳蒙批：驛遞繁苦不獨恆屬缺馬，議留協濟河間站銀買補，似屬未便。……繳。”又，清代上級向下級發出的文書中，要求下級將上級的親筆批文、皇帝的朱批及上級的其他文件照辦後，交還上級時用此語，常出現于批文中。如“…此等蠢吏行蹟若真，必當及早懲辦，以整官方。其勉為之。此諭遇奏事之便，隨折繳上”；“蒙批……該司再一妥招報奪。繳。等因。蒙批到司”。
　　【嗣】表示時間接續，接著、以後的意思，可與相關詞語連用組成慣用語。如“嗣奉、嗣經”等。“嗣經”表示本文書所述之事已經辦理的用語，“嗣奉”凡正在辦理某事，後又接到上級來文時，用此語引敘這一後來接到的來文內容。
　　【職】表稱謂時自稱用語。用于上下公文作職官自稱。如為聯合行文，兩人合并稱職等；如分別稱則為“職某某”，于“職字”下加自己的名字以示區別。自稱其機關時，用“職”字加機關簡稱，如“職部、職令、職處”等。軍隊文書與其他文書也常用此語。台灣仍沿用。
　　【稱】是“稱說”、“稱道”的意思。為引述用語，用于引敘下級或人民的來文，口頭陳述等時的起首，與引述上級與平級來文的“開”字用法相同。有冒號和前引號的作用，表示以下為引敘文字，經常在引敘完畢時使用“等情、等語”等與之呼應。如“玆據某某某咨稱：……等情”。
　　【憲】是稱謂時表敬用語。明清時，用于上行公文中，各地方衙門下級稱呼上級、人民稱呼官長，均用此語以表恭敬。如“憲台、大憲、上憲、憲檄、督憲、憲鑒”等，〔例〕：“除稟軍督憲外，為此具稟”。
　　【卑】表示謙卑的自稱用語，多用于上行公文中。明清時下級機關或下級官員在上級官員面前自稱，其下多于職官、機關名稱連用。如州縣以下的官員在上級面前自稱“卑府”；知縣在上級面前自稱“卑縣”，以此類推。〔例〕：“當經卑職訪傳某某某到案查訊，委元現銀償教”。
　　【者】主要用于區別引敘的來文與自行文，以免連續敘述造成混淆。如白居易《魏徵舊宅狀》：“右今日守謙宣令撰，與師詔所請收贖宅還與其子，甚合朕心。允依來稟者。”此是引敘，接下來為自敘“臣伏以魏徵是太宗朝宰相”云云，以“者”字相區分，一目了然。
　　【下】表示行文中“到達、下達”的意思。表示上級來文及其附件下達下級機關時，“下”字緊接機關名稱，如“下署”、“下局”、“下村”、“下處”等。是古漢語中單音詞表意的遺留，起用時間當為早期。〔例〕：“竊查此案本局無案可據，仰鈞府將該案會議記錄全份頒發下局。”。“下”用為動詞，勿作定語理解。這一用語現已廢棄不用。
　　【著】有“讓”的意思，但語氣較嚴重，含命令成分。常和時間詞連用，表示命令與催督。如“著即辦理”、“著即查復”、‘著即施行”、“著即呈候核奪”等；有時和否定詞語組成慣用詞，如“著不難辦”、“著毋庸議”等，用以否定下級來文中曾經提出之事。“著”又寫作“着”，“著”、“着”、“仰”、“飭”等都有命令意思，但“著”的語氣最強。
　　【奉】表示接到、接受的意思，可單獨使用，在引敘上級來文時，用以表示尊敬，如“奉鈞署訓令內開：……”此語還可以和其他詞語連用，組成多種用語。如“案奉”、“玆奉”、“敬奉”、“前奉”、“嗣奉”、“恭奉”，都有奉令行事之意，以借上級威嚴。還可組成“奉此”，用于引敘上級來文後的歸結，以承上啟下。〔例〕：…合行令仰遵照，并將辦理情形隨時具報。此令。等因；奉此……”。
　　“奉旨”，接受按照皇帝的諭旨。明清文書中表示接到皇帝頒發的諭旨時用之。〔例〕：“雍正十二年五月十六日奉旨：該部議奏。欽此。”
　　“奉批”，用于上行公文表示接到上級批語時，用此語引敘批文內容，下面照錄批語。如“奉批：聞官丞辦石尚能”。
　　“奉經”，用于上行公文，表示接奉上級命令後，曾經立即辦理。如“案奉鈞部訓令內開：……等因。奉經轉令某縣長前往查明具報”。
　　“奉查”，領起敘述用語，用于引敘上級來文後，以此語表示歸結，并領起敘述經考查而得到的結果、事實。如“玆奉電復；筱代電悉。仍仰嚴催迅速編送并核勿任再延。等因；奉查是項編換預算，各區多已送多，……”
　　【遽難】表示急切、匆忙間難于做到，多用于下行公文，表示對下級來文所請之事，因種種原因或時間關係，一時難于處置。多與“照准”、“施行”等詞語連用。如“遽難照准、遽難准行、遽難許可”等。
　　【理合】表示按理應當、于理相合，用于上行公文，表示本文書所擬之事應當向上級請示審核的用語。與此語同意的有“合亟、合行”（用于下行公文），“相應”（用于平行公文）。還可以與其他詞語組成慣用語，如“理合呈請、理合具揭”等。
　　【聲復】用于下行公文，要求下級或人民將某事聲明回復上級的用語。如“某案經過詳情，合亟令仰該具查明聲復”。
　　【毋瀆】告誡用語，多用于下行公文。上級向下級機關或人民發出的文書中，表示告誡下級或人民不許再向上級有所表示時用之。對于越級請示某事，上級也用此語駁斥其對上級輕慢不敬。意思相同的用語還有“毋再呶瀆”、“毋再多瀆”、“不許多瀆”、“毋得率瀆”、“毋得越瀆”、“毋許超瀆”等等。
　　【內稱】為引敘用語表示文件內容敘述如下的意思。我國古代歷史文書中，在引敘下級機關或人民來文，先寫“……文內稱”，將此語放在引文前面，表示所引的來文內容即將敘述在後。“稱”字帶有冒號和前引號的作用。〔例〕：“又據……來文內稱：……”，“據兵部咨文內稱：……
　　【內開〕用于引敘來文，是文件內容開列如下的意思。歷史文書中，凡引敘上級或平級機關的來文，將此語放在引文前面，是引文的明顯標誌。如引述的上級來文是命令、指令、訓令之類文種，則在此語前面多用“竊奉鈞部”、“案奉鈞長”等語，如“竊奉鈞署某月某日某字第某號令內開，……”。如引敘平級機關的公函、咨文等，則在此語前多用“案准某機關……”。“玆准某機關……”，如“案准貴署公函內開……”。
　　明清文書沒有統一的標點符號，所以此語實際上起到冒號和引號的作用。到民國時期，文書中逐漸使用統一的標點符號，但這類用語仍在文書中與標點符號同時使用。
　　【呈為……由】用于上行公文中。用極簡約的字數呈敘本文事由的用語，應在其中概括出全文意義及主題，字數以不超過20字為宜，越少越好。亦可做“呈為……事”，如“呈為興學事”。
　　當向上級答復事項時，則有“呈為呈報……由”、“呈為呈復……由”、“呈為呈送……由”、“呈為呈請……由”、“呈為呈解……由”等等，其用法都比較接近。
　　【為……事】用以敘述事由。許多公文在行文開頭，常冠以此項用語，用以敘述本次行文是為什麼事情，然後再敘述正文。中間多與各該事由所行公文名稱或行文目的組成固定用語，如“為訓令事”、“為札告事”、“為令飭事”、“為呈請事”、“為照會事”、“為出示曉諭事”等。
　　具體用法有簡略和詳細之分。以上各例是簡略的一種，是在其間用幾個字表明文種和行文的目的。雖不能由此知悉全文大意，但可據以判斷文種和行文目的。詳細的一種相當于文件摘要，其間使用較多的文字，概要敘述本文大意。如“為奏明外洋運到末石，并稽查辦理情形仰祈睿監事”，“為粵西按丁派鹽之累，請敕部確議通變之法，以蘇邊民困苦事”。
　　【無任】表“限度”、“程度”。可組成多種用語。平級機關來往文書中表“感激”，出現于全文結尾，如“無任公感”、“無任感盼”、“不勝公感”等等。下級機關向上級機關的行文中，表示對上報并請上級斟酌的事情非常不安時，用“無任驚煌”，在不明上級意圖時使用，帶有謙卑的意味。還可用于下級機關向上級呈送的文書中，表示文中請求的事情較為緊要，亟待上級迅速察核并予以指示時，如“無任待命之至”、“無任迫切待命之至”、“無任屏營待命之至”、“不勝待命之至”、“不勝迫切待命之至”等等。往往以這些用語做為固定用語置于文書結尾。
　　【仰】含“責成”之意，可單獨使用，可與其他請求的字句組成慣用語。單獨使用表示“命令”。上級機關向下級機關或人民發布的文書中，表示要求下級或人民遵行某事時用之。如“仰按察司確核，妥為評奪”。組合時置于“請”、“祈”、“懇”等字句之前，表示下級向上級恭敬地表示某事。如“仰乞”，“仰乞核示遵行。”“仰祈”，“仰祈察核示遵”；“仰懇”；“仰蒙”，“仰候”、“仰即”、“仰務”等。
　　【竊】為發語詞，引出要行之文，但隱含謙卑之意，只用于上行公文中，絕不用于平行、下行公文。常單獨使用，或與相關詞語連用組成慣用語。如“竊以”、“竊查”、“竊維”、“竊（某機關名）”。“竊奉”、“……竊准”、“……竊據”、“竊自”、“竊（某官銜）”。
　　【合】可單獨作用，表示“應該”；亦可和有關詞語組成慣用語，如“合無”、“合行”、“合即”、“合亟”。“合就”等等。單獨使用時，用于下行公文，以之為結全文，說明本文的宗旨和目的。如“合予指示”，“所請各節，合予駁斥。”“合”組成慣用語使用，強調肯定的語氣。如表示某事應當辦理的“合無仰求皇上覆載寬宏，恩施法外，免追既往，嚴做將來”，表示應當如何的“合行咨請貴院查照辦理”；表示立即的“合即行知貴監督即便遵照辦理，其委任狀另由本部填寫發給可也”；表示催辦的“合亟令該道尹即便遵照，查明辦理”；說明應如何辦理的“今奉前因，除移明藩憲台，合就移行”等。
　　【具】有“準備”之意，往往與其他詞語組成慣用語，表示以什麼形式，如“具文”，用于上行公文中，表示以文書形式向上級請示等，如“玆奉前因，理合具文呈復察核示遵”。“具報”，用于下行公文中，要求下級遵辦某事後，用文書形式將結果報告上級，如“合亟令仰該局遵辦具報”。“具復”，用于下行公文中，要求下級按上級指示辦理後，將辦理情況以文書形式回復上級。如“除指令印發并分令外，合令該道即便遵照，查明具復，以憑核奪。”
　　【是】表示肯定程序與多種詞語連用組成各種慣用語。如“是實”、“是為”、“是所”等。“是實”單獨用于刑名案件審訊文書中，表示犯人所供與事實相符。置于供詞之後，如“某某某供：……是實”。“是為”不單用，要與表示嚴重與希冀的詞語組成固定用語。如“是為至要”用于下行公文，表示要求下級辦理的事情極為要緊。“該將軍惟當隨機應變，妥慎辦理，是為至要”此語與“是為切要”同；“是為至盼”用于平行公文，表示對受文者寄于最大希望，與“是所至盼”相似。〔例〕：“倘蒙許可，查該鎮留營山陸炮各六尊，均係日本造，三十年代，并無子彈，應請籌備彈藥若干，速發應用，是為至盼。”另外有“是所至禱”、“是所切褥”等語氣同此，表極其盼望，多用于上行公文表示極為迫切地盼望上級批示某事。
　　【到（過、下）】表示行文方向，後接某機關等受文者。“到”為“已經”，“過”為“將來”。“到……”與“過……”只用于平行公文或下行公文，如“准貴部資送到會”。而在下行文則應用“仰即咨送來縣”，在平行公文用“即希咨送過縣”，而上行文則作“敬請令發下縣”。
　　【等】為概稱用語，可與多種相關詞語連用組成慣用語，表示原因、情由等，在文書中表示事出有因，行文有據，同時也表示此後將為行文者自敘內容。如“等因”、“等由”、“等情”、“等語”。或在這些用語前再加以“各”字，組成“各等因”，“各等情”、“各等由”、“各等語”、“凡等因”，表示所接引敘之文，不止一處，不止一次。
　　【蒙】表示“得到”、“承受”的意思。多用于上行公文中。明清時期下級機關向上級機關報送的文書中，用于因所呈請的事情、建議等得到上級批准、採納，或受到上級各種形式的獎勵、提職及其他照顧時之用。如“蒙本道憲牌，蒙本院憲票，為發審事”，“又蒙本司案驗，蒙巡撫馬部院案驗”。“蒙”又常和相關詞語連用，組成慣用語，如“蒙此”、“蒙批”等，如“蒙批：……蒙此，隨復真定府確查去後。”“蒙批：仰登州道備細嚴究解報。蒙此”。
　　【旋】表示時間的快速。與其他有關詞語連用組成慣用語，表示某行動的快捷。如“旋奉、旋准、旋經”等。表示正辦理某事，又立即接到上級或平級機關公文，或者是以前曾經很快辦理的用語。
　　【有】常和表示責讓的詞語連用，組成慣用語，表示批評和責備，多用于下行公文中，如“有虧責守、有負委任、有玷官箴”等。也可以與其他詞語組成慣用語，表示陳述己見後的歸結，如“有鑒于此”，下文則轉入請求、建議、命令等內容。
　　【各】為歸結用語，凡前敘事實或引文不止一處時，以此語與其相關詞語組成的慣用語為歸結，如“各在卷、各奉此、各準此、各據此”等。此語前面常要不止一次引敘來文，并有“各等因、各等由”等用語結束引文。
　　【前】表示此前的原因、行為等，常和有關詞語連用，組成慣用語，如“前由、前因、前奉、前經、前情、前準、前據”等。這些慣用語多用于引敘時，引敘的內容或辦理的情形，都是此前的事情或行為，此後當敘及目前。
　　【務】表示強調的語氣，常與祈望詞語連用組成慣用詞，表示命令、祈望等語氣，可用于下行或平行公文中。如“務仰”、“務希”、務祈”、“務期”等。
　　【備具】表示詳細列出的意思，常和有關詞語連用組成慣用語，表示詳細列出原因、意見等，多用于上行公文。如“備具緣由”。“備具管見’等，以供上級查核、考慮。此語後多與“仰祈採擇施行、仰祈某長核查施行”等連用。
　　【咨】表示用咨文做什麼的意思，常與所表行動的詞語連用，組成慣用語，表示與所行咨文有關的事務、行為。如“咨開、咨達、咨復、咨請”等。除“咨開”表示引敘對方來咨內容外，其餘用語都表示以咨文做什麼。
　　【違干未便】違，違背；干，干犯；未便，不便。用于下行公文中，告誡下級或人民對于上級指示不能有所違誤，否則將予以懲罰的用語。如‘合亟令仰該局長迅即查明具報，違干未便”。
　　【取進止】表示等候上級指示以決定行動是否的用語。宋元時用于臣下向皇帝的奏札，當有事要求得到明確指示時，于公文結尾用此語，作為收束。
　　【不錄由】因保密而形成，即不錄事由的意見。民國時期的文書用紙冊式中，有專門欄目填寫事由，因為有的文書內容較為機密，為保密起見，撰擬者便在本文事由欄中填寫“不錄由”，以避免摘錄事由。
　　【仰祈鈞鑒】用于上行公文的結尾。又有“仰祈鑒核”的寫法。“仰”有企盼的意思。《詩》云：“高山仰止”就是這個意思。“祈”有請求的意思。“鈞”是“中”的意思，含義為四方之主；“鑒”是“照”的意思，是說考察明白。“鈞鑒”二字連用，為下對上之尊稱用語。“核”有考查考驗的意思，上行公文中有所請示時，多用“仰祈鑒核”的話，用于文尾。
　　【須至…者】多見于宋代。宋代以後公文之末，照例須用“須至……云云者”的字樣。如在揭帖的末尾應稱“須至揭貼者”。“須至”以下，大多寫本公文的名稱。但也有例外，如歐陽公集中記載的《相度銅利牒》結尾寫“無至誤事者”。“無至”和“須至”都有勸誡的意思。現代公文中基本不再使用。
　　【即便遵照】用于上行公文，古時多稱恩便、德便。下行公文則用“即便”。六朝時期“教”的程式中已有“主者施行”，“便可施行”。古書所載“令”的程式，前面說“令”，下面就說：“便可施行”或“以時施行”。《史記》也有“即不及奏上，輒以便宜施行”。這裡“便”有“以時”即按機宜的意思。因命令的性質，有強制和任意兩種，前者必須奉令即行，後者受命機關可以斟酌當時當地情形，如不得機宜，則應從緩施行。後世用“即便遵照”就屬于後邊的意思。
　　【合行令仰】合，應該的意思；行，行文；仰，盼望。“合行令仰”，本應行文的含義中，另含行文中祈盼之意。“仰”字最初沒有尊卑之分，後來有所區別後，含責成之意，近于“著”字用法，但語氣較輕。這一用語多用于下行公文，作歸結語。與此相近的有“合即令仰”等等。
　　【候……仰……】與“仰候”的意思相近，盼望等候的意思，如用“仰候”，為“仰候據情令部查明究辦”。如用“候……仰…”格式，為“候據情令縣查明究辦，仰即知照”。其用法大體相當。
　　【唯……勉之】為訓勉用語，常與有關詞語連用，表示對下級的訓導勉勵，用于下行公文。如“……功在社稷，唯其勉之”。